Ajánlatok Flotta Hírek Kommunikáció és Informatika Személyautók

Luxus a papírmunka?

Sokszor megtörténik, hogy egy versenyképes cég az adminisztrációs folyamatokon kénytelen spórolni.

Elviekben minden vállalat munkanapjai során nagy jelentősége van a transzparenciának, a tervezhető büdzsének és az adminisztrációs terhek csökkentésének. A gyakorlatban azonban a végrehajtás sajnos már nem ennyire kézenfekvő, lássunk erre egy szemléltető példát:

A cégek szeretnének a munkavállalóknak kedvezni, a valóban értékes alkalmazottakat vagy a vezető munkatársakat legtöbbször kényeztetni akarják, ezért lojalitásuk megerősítéseként rendszeresen ajánlanak nekik béren kívüli juttatásokat, például a céges járművek használatát – ebben az esetben természetesen a cég állja az elhasznált üzemanyagot.

Fotó: Karsai Attila - hungarokamion.hu
Illusztráció – Fotó: Karsai Attila – hungarokamion.hu

Más esetben a cégautó nincs sofőrhöz rendelve, az viszi el a céges járművet, akinek éppen szüksége van rá, és a munkavállalók céges ügyben eljárva később blokkokkal igazolják a benzinköltséget, vagy – még ennél is rosszabb esetben – hónap végén kell leadniuk egy kimutatást arról, hogy merre jártak, és mekkora is az a költség, amit a cégnek kellene állnia.

Mi a közös ebben a két helyzetben? Az adminisztráció.

Az említett esetekben az autó használatával minden alkalmazottnak el kell számolnia, ha azt akarja, hogy a céges ügyben megtett utakat kifizessék. A vonatkozó papírmunka (merre is jártam a hónapban?) egyfelől egy vezető beosztású alkalmazott munka- vagy pihenőidejéből akár több órát is elvehet, legrosszabb esetben pedig teljességgel átláthatatlanná, kaotikussá válhat a papírfecnihalom növekedése. Továbbá, felsővezetői bérezés esetén az egy-egy órára eső munkabér igen drága lehet egy cégnek; vajon egy-két óra ilyen jellegű kulimunka mennyi időt vesz el hasznosabb feladatoktól? Sőt, sajnos még az a kérdés is felmerülhet, hogy a mindenkori dolgozó valóban a megtett utat számoltatja-e el, vagy hozzátett még itt-ott?

Sok helyütt már a titkárság sem foglalkozik ezekkel az ügyekkel (vagy mindez már csak nem tartozik a munkakörükhöz), illetve sok vállalat egyáltalán nem költ titkárság és egyéb szupportív asszisztencia fenntartására. Ha pedig mégis, akkor a kimutatások teljesítése ugyan az ő felelősségük, de az útvonalak nyilvántartása az autó használójának feladata és gyakran sok-sok órát jelent az értékes időből.

Ezek a kötelező adminisztrációs feladatok azok, amelyek fejfájást okozhatnak, rabolják az időt, és amelyeket kis odafigyeléssel, csekély költséggel akár automatizálni is lehetne.

Erre a problémakörre nyújthat részben vagy egészben megoldást a sofőrazonosításra – és a félreértések tisztázására is – szolgáló hivatali-magánkapcsoló, ismertebb nevén privátkapcsoló beépítése. Ez a lehetőség még a nyomkövetést használó vállalatok körében sem kifejezetten terjedt el, azonban már korántsem ismeretlen. A privátkapcsoló beépítésével a vonatkozó kimutatások és reportok egypár kattintással elérhetőek, a megtett út (privát/hivatalos) és a sofőr kiléte igazolhatóvá válik, a papírmunkához szükséges táblázat pedig azonnal rendelkezésre áll. Ráadásul a beszerelt rendszernek köszönhetően a cégautó holléte eltulajdonítás esetén is lokalizálható. Ezzel a szimpla, pofonegyszerűen beszerelhető szerkezettel nagymértékben csökkenthetjük az adminisztrációra fordított perceket, órákat.

Luxus, vagy nem luxus? Döntse el Ön!

Forrás: i-Cell Kft.
.

(Ezt a cikket 165 alkalommal tekintették meg.)

LEAVE A RESPONSE

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .